PDF-редакторы: обзор популярных решений для бизнеса

Предприятия ежедневно работают с PDF-файлами. Обработка договоров, счета-фактуры, документы кадровой службы, отчеты - все это требует редактирования, подписания, упорядочивания, сжатия, отправки. Технологии развиваются и компании активно переходят на автоматизированное формирование документов, ИИ-помощников. В связи с ростом потребности в офисном программном обеспечении, как можно догадаться, увеличивается и конкуренция на рынке таких приложений. Поэтому часто это непростая задача - выбрать подходящее ПО в сфере работы с pdf файлами.

На что обращать внимание при выборе решения для работы с PDF-файлами?

У каждого предприятия разные приоритеты и цели. Одним важна только скорость, другие акцентируются на сложных опциях редактирования или на совместной работе с OCR, автоматизации, методах архивирования.

Поиск инструмента базируется на том, как выполняются ежедневные бизнес-процессы с pdf-документами.

Универсальной программы не существует - каждая из них заточена на разную специфику, сложность задач. Это могут быть продукты, содержащие простые функции, удобство для браузера или которые включают надежные возможности для безопасности документов, администрирование pdf-файлов.

При выборе вам помогут такие критерии, как:

практические выгоды;
адаптация к вашим рабочим процессам;
удобство для пользователей;
автоматизация обработки pdf в реальном времени;
совместное взаимодействие;
масштабируемость.

Почему в современных организациях популярны PDF-редакторы?

Сейчас документы в pdf формате - язык бизнеса. Во всех подразделениях их ежедневно используют для самых разных процедур:

менеджеры по продажам составляют коммерческое предложения, собирают подписи, управляют правками;
юристы используют инструменты для корректировки, контроля версий, сопровождения журналов аудита;
специалисты финансовых отделов проверяют выписки, обрабатывают счета-фактуры, договоры;
IT-команды используют консолидированные инструменты для лицензирования, выполнения нормативных правил, поддержки безопасности данных;
дизайнеры и маркетологи совместно работают в pdf-редакторах, редактируют визуальные материалы, получают обратный отклик.

Рассмотрим основные и популярные инструменты для pdf-обработки, которые используются в бизнес-среде.

Adobe Acrobat

Программа для обработки PDF-файлов, содержит функции редактирования, OCR (технология распознавания текстовых символов), совместное взаимодействие, безопасность. Решение позволяет создавать, управлять, проверять и защищать бизнес-документы. Adobe Acrobat применяется в юридических, государственных, финансовых, коммерческих компаниях, где хранятся конфиденциальные данные.

Продукт представлен в двух тарифных пакетах: Standard, Pro. Первый из них подойдет для базовых задач, а второй более функционален.

Acrobat позволит защищать конфиденциальные документы с использованием шифрования паролем и цифровой подписи. Вы сможете интегрировать программу в Adobe Creative Cloud, чтобы оптимизировать работу.

Преимущества:

детализированная функциональность для редактирования файлов и разметки;
интеграция с экосистемой Adobe;
удобный и привычный интерфейс.

Недостатки:

сложность для тех, кто не владеет достаточными техническими знаниями;
может показаться дороговат, если у предприятия ограниченный бюджет.

Adobe Acrobat на практике: пример

Как создать цифровую подпись?

Откройте программу, выберите в меню «Настройки».
В категориях кликните в выпадающем списке «Подписи». Далее рядом с «Identities & Trusted Certificates» нажмите «Подробнее».
В верхней части окна выберите значок «Добавить ID», затем нажмите на «A new digital ID I want to create now» и Далее.
Убедитесь, что активирован пункт «New PKCS#12 digital ID file» и нажмите Далее.
Введите необходимую информацию в окне. Не меняйте блоки «Страна/регион», алгоритм с ключом и параметр «Использовать цифровую идентификацию для». Нажмите кнопку Далее.

PDF Foxit

Редактор ориентируется на простоту, при этом содержит хороший функционал для редактирования pdf. Там вы найдете инструменты для работы с аннотациями, создания форм, коллективной работы, корректировки документов - все необходимое для упрощения корпоративных процессов.

Программу называют облегченным альтернативным вариантом Adobe. Лучше всего использовать PDF Foxit в компаниях малого и среднего размера, потому что при масштабировании в крупных организациях могут возникнуть сложности. Это идеальное решение для выполнения структурированных задач, где пользователи часто просматривают, изменяют, обмениваются документами. PDF Foxit отлично справится с базовыми функциями редактирования, но ему не под силу будет подписание документов, аналитика и расширенная совместная работа.

Преимущества:

бюджетная программа для профессионального редактирования (стоимость дешевле, чем Acrobat);
редактор доступен в формате бессрочной лицензии или подписки;
легковесный, потребляет минимум системных ресурсов по сравнению с Adobe

Недостатки:

визуально интерфейс выглядит несовременным;
ограниченность в поддержке браузеров;
недостаточные возможности управления и аналитики.

PDF Foxit на практике: пример

Как добавить аннотации в документ на несколько страниц сразу?

Например, вы размещаете лого предприятия вверху по центру. Страниц у вас около 1000, ручным способом это будет долго и нудно. В Foxit PDF Editor реализована возможность одновременного добавления элемента в весь pdf-файл. Как же это сделать:

Откройте вкладку «Редактировать». Нажмите на инструмент «Аннотация изображения», направьте курсор мыши на место, где будет логотип компании. Затем кликните на него, перетащите мышь, создайте прямоугольник и отпустите курсор при достижении им нужных размеров.
В окне «Добавить изображение» прикрепите его и вставьте нажатием кнопки «ОК».
Для размещения картинки на нескольких страницах сделайте клик правой кнопкой мыши по новому изображению и нажмите «Разместить на нескольких страницах».

PDFelement

В доступном интерфейсе собраны такие функции, как редактирование, OCR, генерация форм, автоматизация. Программа объединяет простоту и функциональность, чем привлекает многих пользователей.

Программа активно используется в малом и среднем бизнесе, в сферах, где приоритет - сбор, администрирование клиентских документов, управление внутренними файлами. В новой версии появился многомодельный искусственный интеллект (доступно переключение между ChatGPT, DeepSeek, Gemini). Еще одна особенность - с помощью функции Smart Redaction PDFelement автоматически обнаруживает и удаляет конфиденциальные данные.

Преимущества:

лаконичность интерфейса, схожесть с Microsoft Office;
возможность приобрести разовые лицензии;
выгодные цены, дешевле, чем у того же Adobe Acrobat.

Недостатки:

задержка и сбои при обработке больших pdf-файлов;
ограниченные интеграции и отсутствие поддержки Linux;
минимум инструментов для совместной работы.

PDFelement на практике: пример

Как создать заполняемую PDF-форму в Windows?

Создайте пустой файл - «Файл» - «Создать» - «Бланк pdf».
Создайте заполняемую форму. Для этого кликните на вкладку «Форма», там вы увидите все характеристики интерактивных полей. Можно выбрать текстовое поле, список, флажок, кнопку, выпадающий список.

После этого наведите курсор в место на странице, куда вы желаете вставить интерактивное поле. Как только создастся интерактивное поле двойной щелчок по нему откроет свойства окна. Среди них - имя, настройка внешнего отображения, цветовая гамма, стиль.
Заполните форму. В режиме «Предпросмотр» на вкладке «Форма» можно заполнять форму. На финальном этапе нажмите кнопку «Сохранить» справа вверху.

PDF-XChange Editor

Программа содержит как базовые возможности (редактирование текста) так и продвинутые (распознавание текста, пакетная обработка документов). PDF-XChange Editor поддерживает электронные подписи согласно стандарту eIDAS, 256-битное шифрование и анонимность приватных данных. В рамках распознавания текста решение обрабатывает 100+ языков, ему под силу качественно распознать документы со сложной графикой и замысловатыми шрифтами.

Преимущества:

единовременная пожизненная покупка;
высокий уровень производительности, быстрое открытие ресурсоемких файлов, чертежей;
удобство и полезные функции для разметки.

Недостатки:

только для Windows, для пользователей Mac и Linux нет собственной версии;
нет функции совместного взаимодействия в облаке в реальном времени;
при использовании продвинутых возможностей в бесплатной версии на документы накладывается водяной знак.

PDF-XChange Editor на практике: пример

Как изменять комментарии, аннотации?

На Главной вкладке панели инструментов кликните на «Выбрать комментарии». Выделите один или несколько комментариев.
Чтобы изменить размер комментариев, двигайте контрольные точки, для перемещения в пространстве перетащите мышей в нужное место. Для поворота комментариев воспользуйтесь зеленой точкой сверху комментария (удержание с Shift повернет комментарий на 15 градусов).
На вкладке «Вид» можно просмотреть параметры визуального отображения комментариев. Линейки помогают измерять компоненты документа.

Сетка выравнивает текст, объекты. Направляющие тоже упрощают выравнивание.

Прозрачная сетка отображает шахматный узор в месте, где отсутствуют объекты, позволяет отслеживать пустое пространство и белый фон. Разделение экрана подразумевает просмотр в двух режимах: горизонтальном и вертикальном. Активация автоматической прокрутки означает медленную прокрутку документа.
Вкладка «Форматирование» содержит параметры форматирования.

Чтобы просмотреть и редактировать настройки комментариев используйте комбинацию Ctrl+K. Когда вы создадите свои стили комментариев можно использовать палитру стилей, которая откроется при клике правой кнопкой мыши по кнопке интерфейса.
Для выделения заполненного текста сначала выделите текст в текстовом поле, потом снова выделите текст. Это нужно, чтобы программа различала текстовое поле и текст в нем как отдельный компонент, поскольку у них разный подход к редактированию.

Nitro PDF Pro

Многофункциональный редактор с высоким уровнем точности редактирования pdf-документов. С его помощью можно изменять отдельные строки, а не выделять большие отрывки контента. Если это изображение, то доступны параметры настройки размера, яркости, цвета, разрешения напрямую в pdf-файлах. Nitro Sign предлагает детализированный функционал электронной подписи, кастомизированные поля, данные о получателях, журналы аудита.

Nitro PDF Pro - достойная альтернатива Adobe Acrobat с идентичными возможностями.

Преимущества:

максимальная точность распознавания текста (OCR);
функция Smart Redaction для автоматического обнаружения и удаления конфиденциальных данных;
портал администратора и аналитическая панель входят в подписку Nitro PDF Pro.

Недостатки:

недостаточная упорядоченность организации страниц;
ИИ-инструменты недоступны в десктопной программе, только через браузер;
ограниченная возможность переключения между открытыми pdf-документами.

Nitro PDF Pro на практике: пример

Как работать с функцией распознавания текста (OCR)?

Откройте pdf-документ в Nitro Pro.
На вкладке «Рецензирование» найдите функцию OCR в группе «Документ», нажмите на нее.
Выберите один из вариантов и кликните ОК:

сделать доступным для поиска: позволяет выделять и размечать текст.
сделать доступным для поиска и редактирования: позволяет выделять, выполнять разметку текста, а также вносить в него изменения.

Примечание: Вы можете изменить настройки распознавания текста, нажав на кнопку «Параметры» в левом нижнем углу окна OCR, а затем выбрать «Дополнительно».

Вывод. Выбирайте программы для обработки pdf-файлов в зависимости от того, как вы работаете с документами. Если ваши сотрудники в основном редактируют простые pdf-файлы, рассмотрите легкие и недорогие варианты на основе браузера. А если ваша компания регулярно обрабатывает сложные документы, стоит присмотреться к инструментам с продвинутыми функциями (шифрование, OCR, совместная работа).

Подходите к выбору решения практично. Модные и эффектные возможности программ - это чудесно. Но если предприятие не использует какие-то функции, можете переплатить. Поэтому важно сначала проанализировать для каких задач нужен pdf-редактор.