Программа для управления проектами сейчас уже стала необходимостью для разных команд. Это обязательный инструмент как для стартапа из трех человек, так и для компаний, в которых работают тысячи сотрудников. Организовать рабочий процесс, контролировать все самостоятельно – это сложно для человека. Задачи накапливаются, сроки срываются, мотивация рушится – а все потому, что нет четкой системы.
По данным исследований, 41% офисных специалистов подвергаются стрессу по причине загруженности на работе. Выбор правильного инструмента для управления проектами решает эту проблему. Вы получите наглядность и структурированность, установите реалистичные сроки и сбалансируете рабочую нагрузку, и как результат убережете ваш персонал от выгорания.
На рынке представлено множество диспетчеров задач, но мы предлагаем ознакомиться с продуктами от крупнейшего в мире разработчика Microsoft. Эта статья поможет вам сделать лучший выбор между Microsoft Planner, Project и To Do. Каждый из них содержит как похожие, так и специфические функции. Хоть приложения предусмотрены для различных целей пользователи часто путаются, какую же программу выбрать. Если вас интересует такой же вопрос – эта статья для вас.
Microsoft Planner – ваш помощник в простых командных проектах
Инструмент управления задачами позволяет создавать планы, назначать задания, мониторить прогресс, используя интерактивные доски kanban. Интеграция с программами MS Teams и SharePoint обеспечивает работу в команде, совместную корпоративную коммуникацию по проекту. При этом программа слабо интегрируется с инструментами конкурентов и, если сравнивать с Project, функциональность ограничена. Planner уже включен в пакет Microsoft 365, поэтому если вы пользуетесь офисным набором приложений от Microsoft, вы легко адаптируетесь к этому диспетчеру задач.
Преимущество MS Planner и заключается в простоте – даже если у ваших сотрудников мало опыта, они могут без трудностей создавать доски канбан.
Особенности и функции Microsoft Planner:
- администрирование задач. Это назначение задач участникам команды, установка сроков, организация и регулирование процессов. Интеграция с Teams и Tasks позволяет мониторить статус проекта;
- доски в формате Kanban для визуализации. Задачи размещены в виде карточек, их можно перемещать по колонкам, фиксируя разные этапы проекта. Это повышает продуктивность и упорядочивает рабочие стандарты;
- контрольные списки для дробления задач. Иногда появляется необходимость разбивать цели и переназначать другим пользователям – в Planner такая возможность реализована. Удобство этой опции состоит и в регулярном уведомлении коллег о сроках проекта, рассылке напоминаний;
- интеграция с другим ПО из экосистемы Microsoft. Взаимосвязь программы с Microsoft 365, Teams, SharePoint предоставляет абсолютную прозрачность, коммуникацию с коллегами, безопасную отправку и получение важных писем и файлов;
- панели мониторинга и диаграммы. В приложении визуально контролируйте процесс выполнения задач, загруженность, просматривайте продуктивность в онлайн-режиме. Графики и диаграммы обобщают данные и упрощают принятие решений.
Кто использует Microsoft Planner и для каких целей?
Приложение будет полезно менеджерам проектов, удаленным командам, организаторам небольшого мероприятия. Пользователи создают планы, задачи, управляют ими и отслеживают этапы развития рабочего процесса. Microsoft Planner предназначен для организации, упорядочивания совместной деятельности. Программа покажет вам просроченные задачи или приближающиеся дедлайны, поможет в расстановке приоритетов. Также вы увидите сколько задач нужно выполнить сотруднику и уровень загруженности.
Microsoft Project – комплексный таск-менеджер для крупных проектов
Продукт представлен в таких разновидностях: Project Online, Project Desktop и Project Server. Это сложный инструмент по сравнению с Planner, но и более функциональный. Основная цель программы – детальное планирование, управление и контроль портфеля проектов. Microsoft Project по праву можно назвать «золотым стандартом» в сфере управления проектами. Бесплатной версии приложения нет, но вы можете воспользоваться бесплатным пробным периодом, чтобы оценить все преимущества.
Вот основные различия в семействе Microsoft Project:
- Project for the Web. Предназначен для совместного управления задачами. Интегрируется в новый интерфейс MS Planner.
- Project Desktop. Отдельная настольная версия для управление сложными проектами.
- Project Online. Облачная программа для администрирования портфеля проектов предприятия.
- Project Server. Локальный вариант решения с похожими функциональными возможностями как в Project Online.
Microsoft Project for the Web теперь называется Microsoft Planner and Project
В 2025 году компания Microsoft объединила возможности для управления проектами. Теперь пользователи Planner в одном интерфейсе используют продвинутый функционал Project. Удобство заключается в том, что вы работаете в одной программе, в которой доступны диаграммы Ганта, отчетность, распределение ролей и много других полезных опций. Также сохраняются все настройки – миграция задач, заметок, конфигураций выполнена без изменений. В конце лета 2025 года разработчик планирует полностью удалить Project for Web.
Особенности и функции Microsoft Project:
- динамическое управление проектами. Разрабатывайте сложные планы проекта на всех этапах. Это и создание задачи, делегирование, разделение ресурсов, управление нагрузками, обозначение зависимостей, фиксация дедлайнов;
- диаграммы Ганта. Эта функция отсутствует в MS Planner. С ее помощью вы можете визуализировать ваши проекты, просматривать статус. Диаграммы содержат детальные данные о сроках, зависимостях, позволяют обнаруживать барьеры, мешающие выполнять задачи.
- подробная отчетность. Детальные отчеты помогают выполнять мониторинг задач. Интеграция Project с функционалом Power BI означает, что вы можете создавать диаграммы и графики для визуализации данных. Программа включает автоматизированную отчетность (отчеты продуктивности, панели мониторинга) и возможность самостоятельно настраивать отчеты.
- совместное корпоративное общение. Сотрудники могут коммуницировать в онлайн-режиме благодаря интеграции с Teams. Также доступна опция обмена файлами, материалами по проекту.
- интеграция с офисными программами и CRM. Кроме интеграции с MS 365 (Excel, Outlook, SharePoint), Project совместим с системами CRM, бухгалтерскими программами. Таким образом, вы увидите полную информацию по проекту.
- безопасность данных. MS Project функционирует на базе облачного решения Microsoft Azure. Поэтому будьте уверены в надежной защите данных даже при удаленной работе.
Кто использует Microsoft Project и для каких целей?
Этот диспетчер задач популярный в строительстве, производстве, государственных, транспортных компаниях, фармацевтических организациях, розничной торговле, банках, медучреждениях. Если у вас крупное предприятие и необходимо постоянно создавать графики проектов, распределять ресурсы, управлять бюджетами – выбирайте Microsoft Project. Ключевые цели – создание и контроль нескольких задач одновременно, управление многопрофильными командами, систематизация итогов задач в отчетах.
Microsoft To Do – мини-программа для упорядочивания списка дел
Используйте это приложение для личных проектов, чтобы создать заметки, напоминания, персонализированные планы на день. To Do помогает организовать задачи, отсортировать их по уровню важности. Интеграция с Outlook Tasks позволит отслеживать и управлять задачами на разных платформах. Задачи в To Do размещены в виде простого и понятного списка. Это значит, что пользователь легко обозначает срочные дела и те, которые могут «подождать».
Особенности и функции Microsoft To Do:
- списки рабочих дел. Вы можете создать и в процессе корректировать перечни задач в разных сферах жизни;
- временные промежутки, напоминания. Регулируйте конечные сроки, напоминания для закрытия задач в установленное время;
- функция «My day». Это ежедневный планировщик для расстановки приоритетов на текущий день;
- интеграция с почтой Outlook. Синхронизация дел с Outlook обеспечит осведомленность и контроль ваших дедлайнов по задачам;
- совместные списки. Эта удобная опция позволит работать над делами в сотрудничестве, вы сможете делиться задачами с коллегами, родными.
- группировка по хэштегам. Допустим, список содержит задачи для нескольких клиентов, но вам нужно найти дела по конкретному клиенту. Это легко сделать с помощью хэштегов.
Кто использует Microsoft To Do и для каких целей?
To Do выбирают для индивидуальной работы с задачами, личными или профессиональными. Хорошо отзываются о приложении фрилансеры, поскольку программа структурирует и расставляет приоритеты в их деятельности. В конце дня появляется чувство удовлетворенности в том, что все поставленные планы и задачи выполнены.
Инструмент поможет управлять списками любых дел, например, упорядочивать покупки, оплаты счетов, задачи, вести заметки, организовывать деловые календари, координация свадеб и других мероприятий.
Сравнение инструментов управления проектами от Microsoft
| Особенность | Microsoft Planner | Microsoft Project | Microsoft To Do |
|---|---|---|---|
| Целевая аудитория | Команды, менеджеры задач, небольшие проектные группы | Профессиональные менеджеры проектов, отделы управления корпоративными проектами | Индивидуальные пользователи, фрилансеры, частные предприниматели |
| Простота использования | Просто и доступно для новичков | Требуется обучение | Просто и доступно для новичков |
| Интерфейс | Минимальный — интуитивно понятный интерфейс | Требует обучения | Минимальный — интуитивно понятный интерфейс |
| Совместная работа | Лучше всего подходит для командной работы | Сотрудничество в реальном времени сложное и ограничено, по сравнению с Planner | Можно делиться списками, но To Do не содержит обширного функционала совместной работы, как Planner |
| ИИ и автоматизация | Copilot в Planner (автоматизация задач) | Copilot в Project (продвинутый ИИ) | Обеспечена интеграция Copilot с Microsoft ToDo |
| Сложность проекта | Проекты начального и среднего уровня | Расширенное управление проектами | Сольные проекты |
| Расходы | Бесплатно для пользователей Microsoft 365 | Нет бесплатной версии, платные лицензии Project существенно дороже, чем Planner | Бесплатно для пользователей Microsoft 365 |
| Представление задач | Таблица, доска, временная шкала, люди, цели | Таблица, доска, диаграмма Ганта (Продвинутая) | Списки дел |
| Зависимости | Основные зависимости задач | Сложные зависимости с опережением/задержкой по времени | Включает зависимости задач, но с ограниченными функциями |
| Интеграция | Teams, SharePoint | Outlook, SharePoint, CRM | Приложение «Задачи» в Teams, задачи Outlook |
| Отчетность | Базовые панели и диаграммы | Расширенная отчетность и аналитика | Отсутствует встроенная функция создания отчетов |
| Управление портфелем задач | Недоступно | Доступно в Project Plan 5 | Недоступно |
Вывод. Подведем итоги. Выбор программы для управления задачами зависит от сложности проекта, уровня детализации планирования.
Microsoft Planner выбирайте, если требуется управлять простыми задачами без сложных зависимостей и с необходимостью совместной работы. Программа интегрируется с Teams, и является практичным инструментом для повседневных рабочих процессов.
А если вы ищите решение для большого предприятия, где преобладают крупномасштабные проекты со сложным планированием, зависимостями задач, мониторингом и распределением бюджета – идеальный вариант Microsoft Project. Инструмент содержит мощные функции планирования, анализа, которые нужны в работе с долгосрочными проектами.
Microsoft To Do – программа для личных проектов, когда необходимо спланировать задачи на день, контролировать и упорядочивать список дел в онлайн-режиме.
Свяжитесь со специалистами интернет-магазина «Софтлист», чтобы приобрести интересующий таск-менеджер или получить экспертную помощь в управлении проектами.